ทำงานบนก้อนเมฆ ๒

One drive

เมนูแรกที่เราจะเข้าไปดู ก็คือเมนู One drive  ว่ามีบริการอะไรบ้าง  เมื่อเรากดเข้าไปที่ One drive หน้าตาจะเป็นแบบนี้ครับ

ตอนแรกเรายังไม่ต้องไปสนใจ โฟลเดอร์ต่างๆนะครับ เพราะโฟลเดอร์ต่างๆ เป็นเรื่องที่เราสร้างขึ้นมา เพื่อใช้ในการเก็บไฟล์ เอกสาร และไฟล์อื่นๆ เช่น เพลง รูปภาพ สำหรับขั้นตอนการสร้างโฟลเดอร์ ก็ทำง่ายๆดังนี้นะครับ

อันดับแรกกดที่เมนู   +Create  ซึ่งจะปรากเมนู ประกอบด้วย

Folder

Word document

Excel workbook

PowerPoint presentation

OneNote notebook

Excel survey

Plain text document

สำหรับเมนู ๓ รายการ คือ Word document, Excel workbook, PowerPoint presentation คงเป็นที่รู้จักดีอยู่แล้ว คือเป็นเมนูเพื่อเรียกโปรแกรม Word หรือ Excel หรือ PowerPoint มาใช้งานเพื่อสร้างเอกสารในแต่ละประเภท นั่นเอง

เราจะเริ่มที่เมนู Folder ก่อน เป็นเมนูสำหรับสร้าง โฟลเดอร์ สำหรับใช้เก็บเอกสารต่างๆ ตามความต้องการของเรา เช่น หากเราต้องการสร้าง โฟลเดอร์สำหรับเก็บเอกสารชื่อว่า Mydocument เราสามารถดำเนินการได้ โดยกดที่ เมนู Folder จะปรากฏหน้าต่างให้เราใส่ชื่อโฟลเดอร์ที่เราต้องการสร้างตามรูป

ให้เรากรอกชื่อโฟลเดอร์ที่เราต้องการสร้าง คือ Mydocument แล้วกดที่เมนู Create ก็จะได้โฟลเดอร์ ตามที่ต้องการ

ในขั้นตอนต่อไปเราต้องการเอาเอกสารใส่เข้าไปในโฟลเดอร์ที่เราสร้างขึ้น ก็เริ่มโดยการดับเบิ้ลคลิ๊ก เข้าไปยังโฟลเดอร์ที่ต้องการ  การสร้างเอกสาร สามารถทำได้สองวิธี คือ

๑.การสร้างเอกสารใหม่ ก็เรียกใช้เมนู Word หรือ Excel หรือ PowerPoint จากในเครื่อง สร้างเอกสารตามต้องการ แล้วทำการเซ็ฟ Save เอกสารเก็บไว้ในโฟลเดอร์

๒.ทำการอัพโหลด หรือส่งเอกสารที่มีอยู่แล้ว เข้าไปไว้ในโฟลเดอร์ สามารถทำได้โดยการเลือกใช้เมนูคำสั่ง Upload แล้วเลือกไฟล์ที่ต้องการส่งเอกสารไปเก็บไว้ในโฟลเดอร์

ตามรูปเราดับเบิ้ลคลิ๊กเข้ามาในโฟลเดอร์ Mydocument ที่สร้างไว้แล้ว จะเห็นว่ายังไม่มีไฟล์ใดๆ อันดับแรกผมต้องการส่งไฟล์เอกสารที่มีอยู่แล้วในเครื่องขึ้นไปเก็บไว้ในโฟลเดอร์นี้  ก็ดำเนินการโดยการกดที่เมนู Upload ครับ เมื่อกดที่เมนูอัพโหลดแล้ว โปรแกรมก็จะให้เราไปเลือกเอกสารที่ต้องการอัพโหลดดังรูป

ผมต้องการอัพโหลดไฟล์ bonus.pdf ตามรูปก็จะกดเลือก แล้วกด open โปรแกรมก็จะส่งไฟล์ไปเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่เรากำหนด ตามรูป ขณะกำลังอัพโหลดไฟล์

เมื่ออัพโหลดไฟล์เรียบร้อยแล้ว

จะเห็นว่าไฟล์ที่เราเลือกอัพโหลดไปเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่เราสร้างขึ้นเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไป เราจะใช้ประโยชน์ไฟล์นี้ได้ก็โดยการดับเบิ้ลคลิ๊ก เรียกใช้งาน หรืออาจแบ่งปันให้คนอื่น โดยการแชร์

สำหรับการแชร์ เราก็แค่เอาเมาส์ไปวางที่ไฟล์ที่เราจะแชร์ ที่มุมขวามือด้านบนจะปรากฎกล่องสี่เหลี่ยมเล็กๆ ให้เราเอาเมาส์กดสร้างเครื่องหมายเลือกตามรูป

แล้วกดที่เมนูแชร์  จะปรากฏตามรูป

Invite people ถ้าเราเลือกเมนูนี้ ทางขวามือจะปรากฏช่องให้เราใส่ อีเมล์ของคนที่เราต้องการให้มาใช้ไฟล์นี้ร่วมกัน ซึ่งเราสามารถเชิญได้หลายคน

Get a link  เป็นการสร้างลิงค์มาหาไฟล์เอกสาร เราสามารถส่งให้เพื่อนทางอีเมล์ หรือนำไปวางในเฟสบู๊ค Facebook หรือในไลน์ Line เพื่อให้ลิงค์มายังไฟล์ของเราได้

ซึ่งในการสร้างลิงค์นี้เราสามารถเลือกเพื่อกำหนด Option ได้ คือให้คนที่ได้เห็น Link เราสามารถ ดูอย่างเดียว View only หรือแก้ไขได้ Edit (เช่นเป็นเอกสาร word) หรือเป็นไฟล์สาธารณ Public คือทุกคนสามารถเห็นได้ แต่แก้ไขไม่ได้

เมื่อกดสร้าง link ก็จะได้ลิงค์ยาวๆมา ซึ่งเราสามารถทำให้ link สั้นลงได้ โดยการกด Shorten link หลังจากนั้นเราก็ copy link ไปใช้งาน โดยนำไปส่งให้เพื่อน วางไว้ใน Facebook หรือ Line หรือหน้าเว็บ ต่อไป